Είναι γεγονός ότι, με τη διακοπή των εκθεσιακών εκδηλώσεων λόγω του Covid– 19, την τελευταία διετία υπάρχουν αρκετές εταιρείες οι οποίες θα συμμετάσχουν τώρα για πρώτη φορά σε εκθέσεις.
Μην έχοντας τη δυνατότητα να επισκεφτούν δια ζώσης από το 2019 κάποια εκδήλωση ενδιαφέροντός τους, προετοιμάζονται στα τυφλά για την ενδεχόμενη συμμετοχή τους στον κλάδο των εκθέσεων, που επανεκκινεί δυναμικά. Για αυτούς η GREAT EXHIBITIONS ετοίμασε έναν οδηγό συμμετοχής, ώστε να μη χαθεί μια τόσο σημαντική επένδυση.
• Εγγραφείτε έγκαιρα
Κλείστε έγκαιρα τον εκθεσιακό σας χώρο για να επωφεληθείτε από τις προνομιακές τοποθεσίες που συνήθως προσφέρουν οι εκθέσεις.
Όσο νωρίτερα κλείσετε τη θέση σας τόσο περισσότεροι διαθέσιμοι χώροι υπάρχουν. Η έγκαιρη εγγραφή αφήνει επίσης περισσότερο χρόνο για προγραμματισμό και σχεδιασμό περιπτέρων.
Το πιο σημαντικό πράγμα που μπορεί να κάνει κάθε εκθέτης είναι να γνωρίζει τις προθεσμίες. Ορίστε υπενθυμίσεις για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε καμία ευκαιρία για χώρους, υπηρεσίες, εκδηλώσεις, χορηγίες κ.α.
• Μείνετε ενημερωμένοι
Γνωρίζουμε ότι τα εισερχόμενά σας μπορεί μερικές φορές να φαίνονται απύθμενα, αλλά είναι σημαντικό να παρακολουθείτε προσεκτικά τα email σας τις εβδομάδες πριν από την
εκάστοτε έκθεση.
Οι διοργανωτές μπορεί να στέλνουν οδηγίες αρκετούς μήνες πριν από μια έκθεση, επομένως είναι πολύ σημαντικό να παραμένετε αδιάλειπτα ενήμεροι, για να μη χάσετε οτιδήποτε χρήσιμο και κρίσιμο.
• Αξιοποιήστε τη λίστα συμμετεχόντων της έκθεσης
Πολλές εκθέσεις παρέχουν λίστες συμμετεχόντων στους εκθέτες (συνήθως με κάποιο κόστος) πριν από την ημερομηνία διεξαγωγής τους. Μελετήστε προσεκτικά αυτές τις λίστες, για να προσδιορίσετε ποιοι συμμετέχοντες-αγοραστές είναι πιο πιθανό να ενδιαφέρονται
για την επιχείρησή σας. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με αυτούς τους συμμετέχοντες μέσω email ή μέσων κοινωνικής δικτύωσης, για να προωθήσετε το εκθεσιακό σας περίπτερο. Ωστόσο, να είστε προσεκτικοί, για να αποφύγετε τακτικές που μοιάζουν με ανεπιθύμητα μηνύματα (spammail), φροντίζοντας να κρατάτε τις επαφές σας προσωπικές και ελκυστικές.
• Χρησιμοποιήστε τον αριθμό του περιπτέρου σας
Χρησιμοποιήστε ευδιάκριτα τον αριθμό του περιπτέρου σας σε όλη τη διαφημιστική σας καμπάνια πριν από την έκθεση αλλά και στο διαφημιστικό σας υλικό κατά τη διάρκεια της έκθεσης, καθώς είναι ο ευκολότερος τρόπος να σας εντοπίσουν κατά το εκθεσιακό γεγονός οι όποιοι ενδιαφερόμενοι.
• Χρήση των events της έκθεσης για δικτύωση και νέες επαφές
Τα πάνελ συζήτησης, τα σεμινάρια, τα “workshops” και οι παρουσιάσεις νέων προϊόντων είναι σύμμαχοί σας. Δημιουργούν εξαιρετικές ευκαιρίες δικτύωσης με άλλες παρόμοιες
εταιρείες καθώς και με υποψήφιους αγοραστές. Αυτές οι επαφές μπορούν στη συνέχεια να αξιοποιηθούν από την επιχείρησή σας.
Συμβουλευτείτε το πρόγραμμα εκδηλώσεων της έκθεσης για να βρείτε εκδηλώσεις δικτύωσης ή ακόμα και για να εξετάστε το ενδεχόμενο να συμμετέχετε και εσείς σε κάποια τέτοια εκδήλωση.
• Στελέχωση
Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα κατάλληλα στελέχη από το προσωπικό σας στην έκθεση και ότι έχουν πάντα δυνατότητα για τακτικά διαλείμματα, ώστε να μη συσσωρεύεται κούραση κατά τη διάρκεια των ημερών της έκθεσης.
Να είστε σαφείς σχετικά με τους στόχους και τις προσδοκίες σας, ώστε το προσωπικό σας να καταλάβει τι θέλει να πετύχει η εταιρεία σας στην έκθεση. Η ομαδική εργασία είναι ζωτικής σημασίας για μια επιτυχημένη εκδήλωση!
• Giveaways – Δώρα
Τα δώρα δημιουργούν ενθουσιασμό στους αγοραστές και ενισχύουν τo εταιρικό brandname. Το καλά σχεδιασμένο giveaway υπενθυμίζει στους παρευρισκόμενους το προϊόν ή την υπηρεσία σας πολύ καιρό μετά το τέλος της έκθεσης, επομένως η ενσωμάτωση τέτοιων ενεργειών κατά τη διάρκειά της είναι κομβικής σημασίας.
• Προετοιμάστε τον εαυτό σας σωματικά και ψυχικά
Αφιερώστε χρόνο για να προετοιμαστείτε ψυχικά και σωματικά για την έκθεση.
Μερικές συμβουλές:
Μείνετε ενυδατωμένοι και ξεκουραστείτε πολύ, για να βρίσκεστε στην καλύτερη δυνατή φυσική κατάσταση.
Κάντε μικρά διαλείμματα περιδιαβαίνοντας τον χώρο και συνομιλώντας με άλλους εκθέτες.
Η μόνιμη παρουσία τουλάχιστον δύο μελών του προσωπικού στο περίπτερο επιτρέπει στην ομάδα να παραμένει φρέσκια, ενώ δεν αφήνει ποτέ το περίπτερο άδειο.
Μην υπερεκτείνεστε κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων μετά την εκάστοτε παράσταση.
Πηγαίνετε για ύπνο νωρίς, τρώτε μια ισορροπημένη διατροφή και αποφύγετε πάρτι και δεξιώσεις αργά, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε δυναμικά και την επόμενη μέρα.
• Ντυθείτε εντυπωσιακά (αλλά και άνετα)
Η επαγγελματική καθημερινή ενδυμασία είναι γενικά ιδανική για την παρουσία σε εμπορικές εκθέσεις. Παρέχει επαγγελματική εμφάνιση, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι παραμένετε άνετοι καθ’ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης. Φροντίστε επίσης να φοράτε άνετα παπούτσια για την ορθοστασία! Καλή ιδέα είναι, ακόμη, να ντύνεστε με στρώσεις, καθώς οι θερμοκρασίες μπορεί να διαφέρουν από Hall σε Hall αλλά και στην πόλη της έκθεσης.
• Γνωρίστε τους γείτονές σας
Αφιερώστε χρόνο για να επισκεφτείτε άλλα περίπτερα και να αποκτήσετε πολύτιμες πληροφορίες για τους ανταγωνιστές σας, τις τάσεις στον κλάδο σας, τους πωλητές και πολλά άλλα.
Επιπλέον, η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο άλλες εταιρείες παρουσιάζουν τον εαυτό τους και τα προϊόντα τους μπορεί να χρησιμεύσει ως έμπνευση για μελλοντικές εκθέσεις.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ευκαιρία για να γνωρίσετε άτομα στον κλάδο σας.
• Χρησιμοποιήστε tablet, smartphone και άλλα ψηφιακά εργαλεία για να παραμείνετε οργανωμένοι
Τα τεχνολογικά εργαλεία προσφέρουν ευέλικτους τρόπους για να σημειώνετε ή να λαμβάνετε πληροφορίες για τους πελάτες ανά πάσα στιγμή. Παραμένοντας οργανωμένοι καθ’ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης, μπορείτε να παρακολουθείτε τους επισκέπτες μετά
την εκδήλωση γρήγορα και εύκολα. Οι εφαρμογές για smartphone, όπως το Evernote ή το CardMunch, είναι εξαιρετικοί τρόποι για να παραμένετε οργανωμένοι.
• Συνεργαστείτε με έναν επαγγελματία
Εξετάστε το ενδεχόμενο να συνεργαστείτε με έναν επαγγελματία planner εκθέσεων και μεγιστοποιήστε το προσδοκώμενο αποτέλεσμα, αξιοποιώντας παράλληλα την εμπειρία του. Ο σχεδιασμός ενός περιπτέρου μπορεί να είναι δύσκολος, καθώς πρέπει να λάβετε υπόψη τη δομή, τα γραφικά σχέδια, τα χρώματα, τις υφές και πολλά άλλα.
Οι συνεργάτες σας στην GREAT EXHIBITIONS είναι εδώ, πρόθυμοι να σας βοηθήσουν με τη διοργάνωση της έκθεσης. Αναλαμβάνουμε όλη τη συμμετοχή σας, από την επιλογή χώρου
και την αποστολή των προϊόντων σας μέχρι την οποιαδήποτε ανάγκη σάς δημιουργηθεί κατά τις ημέρες της έκθεσης. Το έμπειρο και δυναμικό προσωπικό μας είναι εκεί για εσάς,
ενώ με γνώμονα την καλύτερη εξυπηρέτηση του πελάτη απορροφάμε μεγάλο κομμάτι το αυξήσεων από τους διοργανωτές και κρατάμε τις τιμές μας σε φιλικά επίπεδα.
Για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε μαζί μας στο info@greatexhibitions.gr
